Asiakasrekisteriseloste

ala

 

Asiakasrekisteriseloste

Selosteen löydät pdf muodossa Asiakasrekisteriseloste Lasten Kesä ry

Lasten Kesä ry käsittelee asiakastietoja järjestölle räätälöidyssä, Lumi-nimisessä, asiakasrekisterissä. Leirihakemuksen voi jättää järjestelmään sähköisesti, suojatun yhteyden kautta. Rahoittajan (STEA) avustuspäätöksessä antamien ohjeiden mukaisesti, järjestön tulee valita asiakkaat terveydellisten, taloudellisten ja sosiaalisten kriteerien perusteella. Järjestö kysyy hakulomakkeella tietoja, jotta em. valinta voidaan suorittaa. Tämän lisäksi, leirin sujumisen ja ohjaajien työn kannalta, on tärkeää saada ennakkotietoja lapsen voinnista ja tarpeista jo hakulomakkeessa. Hakulomakkeessa kysytään mm. sosiaaliturvatunnusta, perheen tulotietoja ja tietoja lapsen terveydentilasta. Sosiaaliturvatunnusta kysytään mahdollisten sairastapausten varalta. Järjestö on pyrkinyt minimoimaan kerätyn tiedon määrän, eli tarpeettomia tietoja ei kerätä.

Tietoja käsittelevät vakituisen toimistohenkilökunnan (2) lisäksi leirinjohtajat leirikeskuksessa. Leirinjohtajien työ on kausiluonteista ja järjestö työllistää 3 henkilöä leirinjohtajaksi vuosittain. Jokaiselle leirinjohtajalle kerrotaan rekisterin käsittelyyn sisältyvät vastuut. Kaikilla tietoja käsittelevillä työntekijöillä on käytössä henkilökohtaiset tunnukset asiakastietojärjestelmään. Järjestelmän lokitietoihin jää näkyviin, kuka järjestelmää on käyttänyt. Asiakastietojärjestelmän tiedot tallennetaan Azure-pilvipalveluun, joka noudattaa EU:n tietoturvavaatimuksia.

STEA edellyttää, että valintaperusteet dokumentoidaan ja säilytetään kirjanpitomateriaalin tavoin, eli vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi on päättynyt. Osa leiriläisistä käy leireillä koko leirien ikärajojen mahdollistaman ajan, eli ikävuodet välillä 6 - 17. Tämän vuoksi, on perusteltua säilyttää aikaisemmat hakutiedot niin pitkään, kun lapsella on mahdollisuus hakea yhdistyksen leirille. Näin ollen yhdistys poistaa rekisteristä vuosittain niiden leiriläisten tiedot, joiden viimeisestä leirillä olo vuodesta on tullut kuluneeksi 6 kokonaista kalenterivuotta.

Huoltajilta kysytään lupa tietojen säilyttämiseen yksiselitteisesti ja selvästi hakulomakkeen lähettämisen yhteydessä. Tämä tapahtuu rastittamalla vastausruutu.

Leirien aikana ohjaajat kirjoittavat päivittäin raporttia leirin kulusta. Myös nämä raportit säilytetään 6 kalenterivuotta viimeisen leirillä olo vuoden jälkeen. Huoltajilla on oikeus saada kaikki lasta koskeva rekisterissä ja raporteissa oleva tieto itselleen.

Nimetty tietosuojavastaava valvoo tietojen käsittelyä. Vastuu tietojen käsittelystä on yhdistyksen johdolla.

Järjestöllä on käytössä erillinen tietoturvaohjeistus, jota noudattamalla suojataan ja estetään tietojen päätyminen vääriin käsiin.

Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.

Lasten Kesä ry sitoutuu ilmoittamaan kaikki tietoturvaloukkaukset tietosuojaviranomaiselle ja rekisteröidylle asiakasperheille.

Asiakasrekisteriseloste on julkinen ja nähtävillä yhdistyksen nettisivuilla.

 

muokattu viimeksi 3/2018